REFERAT STYREMØTE SKIGRUPPA 16.02.04.

Til stede: Snorre Ø, Stig, Halvar, Anita G, Ole Petter, Terje og Anita H.

Saksliste.

    - Økonomi:- Status regnskap for skigruppa 2003

- Regnskap NM 2003

- Rutiner kvalitetssikring inntekter - Domus Cup, egne renn m.v. Behov for at flere i styret engasjeres?

                    - Regnskap 2004 - Økonor eller i egenregi?

                    - Utgiftsdeling kombinert Polarsirkelen Ski - B & Y IL

    - Adventskalenderen - status inntekter, behov for å motregne reiseoppgjør

    - Status andre inntektsbringende aktiviteter - "Barnas Skiskole", "Skilotteriet", "Heisprosjektet" 

- Deltakelse løpere voksne/løpere forestående renn: HL-L Namsos, HL-S Brumunddal, NNM-L Vadsø, NM-L Trondheim.

    - Status for "Skigruppas profileringsvest"

    - Refleksjon rundt "Rekrutteringsutfordringen"

    - "Familieskidagen" 6.mars og "Skjerperrennet" 7.mars på Skillevollen - skigruppa må bidra

- Eventuelt

Økonomi.

- Bra med aktivitet i laget, økonomien er ikke bekymringsfull slik det ser ut i dag. Deler av styret har tidligere stipulert budsjett for reiser i de enkelte grenene. Det kan vise seg at det har blitt stipulert høyere enn hva som ble tilfelle, men det er nok bedre det er den veien.

- Junior NM 2003, her har det blitt innkrevd rundt 50 – 60 000 kr den siste tiden, det er ennå noe utestående hos lokale sponsorer og hoteller. B & Y inngikk en avtale med hotellene at de skulle ha et utbytte på kr 30 pr seng pr natt for hotellopphold som ble benyttet av aktive og støtteapparat under mesterskapet. Tallene som hotellene viser til, stemmer ikke overens med tallene innkvarteringsansvarlig har lagt frem. Det jobbes med saken. Akershus har ikke betalt alt de skylder på leie av smørebod, her ligger det ei uoppgjort regning på ca 2500. Et annet punkt går mer innad i organisasjonen, det gjelder dynedresser og fleecejakker som ennå ikke er betalt. En oppfordring til å betale dette har gått ut til de aktuelle, så her er det kanskje også noe å hente.

- Rutiner, kvalitetsikring av inntektssiden.

Arbeidsgruppa for Domus-Cup jobber med kontroll av innkommet kontingent, og det ser lovende ut.

Ved andre egne renn kan det være lurt å legge startlistene til grunn for å beregne hva den enkelte klubb skal betale i påmeldingsavgift. Det er en grei datateknisk sak å ordne, Anita G tar ansvaret der. Vi bør skaffe til veie giroer som ligger i tårnet til slik bruk. Ellers har vi heisprosjektet, og det går vel sin gang. Vi får 85,- pr time vi betjener heisen. Oppgjør? Samlet eller etter hver måned?

Vi vil også minne de enkelte på Skilotteriet, de aktive oppfordres til å stå på og selge skrapelodd. Det er faktisk mulighet til å vinne 100 000 kroner. Alle aktive skal nå ha mottatt loddene og vi minner dere på at pengene skal innbetales senest 30.04.2004.

- Regnskapet.

Her var det diskusjon hvorvidt vi skal fortsette som før og ha ansvaret sev, eller få inn krefter utenfra som kan ta oppgaven. Halvar forespør en pensjonert regnskapsfører om saken. Eller finnes det noen lærde, innad i gruppa som kan ta denne utfordringa???

- Vi har ennå på planstadiet å få en bedre fordeling av dekning av kostnader for kombinertutøverne, mellom B & Y og Nye Polarsirkelen Ski. Et møte må til, men tidsklemma har satt sin begrensning for oss i så måte. Terje etterlyser referater fra Nye Polar sirkelen Ski`s styremøter.

Adventskalenderen

- Noen få sponsorer har ennå ikke betalt inn lovet beløp, men det jobbes med saken. Når det gjelder medlemmenes ennå manglende betaling for kalendere, vil skigruppa motregne utestående penger ifht. utgiftsdekning ved reiser.

Barnas skiskole, tirsdag 23. og torsdag 25. mars.

- Her må arbeidsgruppa som består av Ragnhild Monsen, Jan Danielsen og Hilde Sofie Masterdalshei, snarest komme i gang med planlegging av årets arrangement. Halvar er deres kontaktperson i styret. I fjor var G- Sport hovedsponsor og styret håper at Hallgeir vil gå inn også i år, slik at avtalene fornyes.

Deltakelse løpere voksne/løpere forestående renn

- Hovedlandsrenn for 14 og 15 åringer i langrenn går av stabelen førstkommende helg. Her drar 4 utøvere med støtteapparat, de kjører privatbiler til arrangementet som foregår i Namsos. Første konkurranse er sprint i klassisk stil, fredag.

- Hovedlandsrenn for 14 og 15 åringer i skiskyting er fra 4 – 7 mars i Brumundal. Her drar 3 utøvere og to ledere, reisen vil foregå med tog.

- NM Junior vil foregå i Trondheim og her er flere utøvere påmeldt, hvor mange er i skrivende stund usikkert. Det skal kjøres privatbiler og Bossmo & Ytteren bussen.

- Terje melder at enda mangler det et par ledere for å følge skigruppa til NNM i Langrenn i Vadsø. Her er det bare å melde seg på. Vi trenger at støtteapparatet fungerer. Vi har solgt noen seter i bussen til andre klubber.

- Kombinertutøver(ene) våre deltar på flere renn, men datoer for dette er noe uklart, de er få og opplegget er derfor oversiktlig. De har faste støttespillere som kvalitetsikrer turene og det sportslige.

- Når det gjelder NNM i Skiskyting har vi i år fått rapportert kun en utøver som er interessert i å dra. Mest pga helga arrangementet ble lagt på, palmehelga. Det passer meget dårlig for de fleste.

Profilering via vester

- Har fått 2 designforslag som det ble stemt over på møte. Vi går for en mørk vest med rødt som andrefarge. Prisen vil bli en plass mellom 400 og 600, alt etter hvor mye sponsing vi klarer å få dekket inn. Halvar og Ole Petter undersøker om eventuell sponsorer, vi har flere aktuelle i tillegg til vår hovedsponsor. Her har vi korte frister med tanke på levering til NNM i Vadsø. Styret regner med de fleste i skigruppa vil ha en slik vest, også foreldre, derfor ble det besluttet å bestille 120 vester. De er små i størrelsen, og vi tar utgangspunkt I medlemslista når vi bestiller.

Rekruttering

- Det virker som om det sportslige er bra ivaretatt når det gjelder rekruttering av nye løpere, selv om vi sikkert kan bli bedre. Derimot når det gjelder å skape samhold og et sosialt miljø innenfor de enkelte aldersgruppene og etter hvert på tvers av disse mangler vi ennå en liten bit. Vi ser for oss å oppnevne noen som kan ivareta denne oppgaven. Vi tenker da primært på å verve noen av de aktuelle foreldrene, først og fremst noen som har lyst, for dette er et oppdrag som er avhengig av rett person på rett plass. Vi får legge hodene i bløt og ha noen følere ute noen og enhver. En dialog med trenerne i de aktuelle gruppene er viktig her. Kanskje det bør åpnes for en omrokkering av trenerne, bare en tanke som ble luftet.

Skjerper-rennet / Familieskidagen

- 7. mars skal skigruppa i samarbeid med Skillevollen Idrettspark og Rana Slalomklubb avvikle Skjerper rennet, et 25 km turrenn i fristil, Båsmofjellet rundt. Dette blir avslutningen på Skillevollen Vinterfestival som skal gå over to dager, 6. og 7. mars. Skigruppa vil være involvert i ulike arrangement begge dagene. Program er under utarbeidelse. Så her er det bare å sette av helga for trivelige uteaktiviteter på tvers av alder, kjønn og idrettsgren. (Hopp, langrenn, alpint, snowboard, telemark, skilek, ja til og med skipreparering. Pluss enda mer aktiviteter utover kvelden.

For å markedsføre denne begivenheten må Rana Blad inn i bildet. Arrangementet er tenkt å være med på å sikre drifta av Skillevollen Idrettsanlegg.

Eventuelt

- Skonseng UL Skiskyting ønsker et samarbeid med B & Y om en skiskyttercup over fire kvelder. To arr på Skonseng og to på Skillevollen. Dette har vi hatt i drift for noen år siden, men klarer vi å få det til i år. Onsdagskveldene ble nevnt, da har vi vanligvis skiskyttertrening, og Basistreningene i regi av Olympiatoppen er lagt til onsdagskveldene. Noen av våre utøvere er aktive i den gruppen. Ingen beslutning tatt.

- Oppsummering av årets Domus - Cup må ivaretas av arbeidsgruppa. Dette er viktig i forhold til ulike midler laget har fått tidligere.

En annen ting når det gjelder Domus – Cup, temperaturgrense bør være: ikke over minus 12 grader målt på stadion.

- En liten refleksjon over hvorfor ikke B & Y ikke hadde stafettlag ved NM Senior i Bardufoss. Laget hadde en langrennsutøver i aksjon denne helga, og det var Stian Sjonbotn. Hadde det vært mulig å fått til et stafettlag med bruk av kombinertgutta? Eller andre mulige løsninger.

- Etter Helgelandsmesterskapet foregikk det en fruktbar diskusjon pr mail om hvorvidt stafetten kunne ha vært avviklet på andre måter. Flere gode forslag kom frem, her er det nye tanker og ideer på gang, og det er flott. Både når det gjelder uttak av lag og selve konkurranseformen. Sprintstafett var et forslag, dette må drøftes av flere innenfor skigruppa.

- Helt til slutt ble det en liten runde på opplegg for trening videre utover våren. Kan en felles trening med andre klubber være aktuelt? Kan vi i felleskap utnytte god trenerkunnskap, og klarer vi å finne gode aktuelle trenere?

Referent: Anita Holmstrand, 17.02.2004.